Phát Triển Nghề nghiệp

Chu trình PDCA là gì ? Lợi ích của chu trình PDCA mang lại?

Chu trình PDCA là gì ? Lợi ích của chu trình PDCA mang lại?

1. Định nghĩa và các giai đoạn của chu trình PDCA

Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:

(1) Plan – Lên kế hoạch

– Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

– Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn.
– Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.

(2) Do – Thực hiện

– Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.

(3) Check – Kiểm tra

– Giai đoạn “Check” nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.

– Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

(4) Action – Điều chỉnh

– Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

– Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.

2. Khi nào chúng ta có thể sử dụng chu trình PDCA?

  • Khi bắt đầu một dự án cải tiến chất lượng mới.
  • Khi thực hiện thay đổi.
  • Khi cải tiến hoặc phát triển một thiết kế mới cho một quy trình hoặc dịch vụ.
  • Là một mô hình để cải tiến liên tục.
  • Khi lập kế hoạch thu thập dữ liệu để xác minh và đánh giá độ ưu tiên cho các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ.
  • Điều quan trọng là chúng ta phải biết chúng ta muốn đạt được gì, sẽ đo lường sự cải thiện như thế nào và rõ ràng về ý tưởng được kiểm tra.

3. Lợi ích của chu trình PDCA?

Mang lại hiệu quả cao hơn

Một trong những lợi ích chính của chu trình này là mang lại hiệu quả cao hơn trong việc thực hiện các dự án và hoạt động trong công ty. Vì chu trình PDCA giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn trong việc xây dựng chiến lược và phát hiện lỗi sai.

Bên cạnh đó, điều mang lại sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào là khả năng cải tiến quá trình sản xuất của mình để ngày càng hiệu quả hơn. Nghĩa là mang lại kết quả cao hơn, tăng hiệu suất, giảm chi phí, tối ưu hóa năng suất và nâng cao lợi nhuận. Tất cả những điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng và liên tục theo dõi chu trình PDCA.

Tạo sự cải tiến liên tục

Chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục.
Chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục.
Chu trình PDCA cung cấp sự cải tiến liên tục bởi vì nó hoạt động theo cách tuần hoàn. Mỗi dự án của bạn có thể trải qua nhiều lần cho một giai đoạn, để đảm bảo các sai sót có thể được sửa chữa và điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Ví dụ: Trước đó bạn đã lên kế hoạch và thực hiện ra mắt sản phẩm mới thành công. Và lần này muốn áp dụng lại kế hoạch đó cho sản phẩm tiếp theo, tuy nhiên vì tình hình dịch covid – 19 bất ngờ bùng phát nên bạn cần phải điều chỉnh lại kế hoạch này để phù hợp hơn với thị trường hiện tại.

Một lợi ích khác của sự cải tiến liên tục trong chu trình PDCA là sự gia tăng dần dần nhận thức của thị trường về giá trị của các sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Với các quy trình được cải tiến, công ty có thể nhắm mục tiêu và giành được thị phần ngày càng tăng, thu hút sự ưa thích, sự tham gia và lòng trung thành của khán giả.

Giúp người quản lý ra quyết định dễ dàng hơn

Phần lớn thời gian của người quản lý công ty được sử dụng để thực hiện và giám sát kết quả của việc lập kế hoạch, liên quan đến các hoạt động, lựa chọn và quyết định quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Theo nghĩa này, chu trình PDCA là một đồng minh cơ bản vì nó cho phép thu thập thông tin có giá trị làm cơ sở và tài liệu tham khảo phân tích để đưa ra các quyết định ngày càng quyết đoán và duy trì hợp lý, cung cấp cho doanh nghiệp sự cải tiến ngày càng nhiều trong quy trình sản xuất của mình, cũng như trong kết quả của nó.

Cải thiện quản lý rủi ro dự án

Áp dụng chu trình PDCA tốt bằng việc duy trì việc xác định, kiểm soát và giám sát tất cả các đặc điểm và từng bước của dự án, thì bạn có thể giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Nhằm mục đích giảm các tác động tiêu cực trong kế hoạch đã đề ra.

Dự đoán các tình huống rủi ro tiềm ẩn giúp bạn áp dụng các biện pháp bảo vệ và phòng ngừa, làm cho mọi người tham gia vào dự án nhận thức được sự cẩn thận cần được thực hiện ở mỗi giai đoạn. Bằng cách đó, có thể thúc đẩy các hành vi chủ động trong đội ngũ, tránh các tình huống bất lợi trước khi chúng xảy ra, chứ không chỉ đơn thuần là xử lý các tình huống đã có trước đó.

Kết luận

Chu trình PDCA có thể áp dụng ở bất kỳ loại hình công ty nào, không phân biệt quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động của nó. Các nguyên tắc có trong phương pháp này cung cấp tiềm năng tăng trưởng gần như không giới hạn, vì các hành động phân tích kết quả và xác minh các điểm cải tiến đưa tổ chức đến một nền văn hóa xuất sắc. Mặc dù khả năng thích ứng và ứng dụng đơn giản, các nhà quản lý có thể tối ưu hóa thời gian dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ và dự án và mang lại kết quả tốt hơn.

You Might Also Like

No Comments

    Leave a Reply